Dwa miesiące temu podjąłem decyzję, by zmienić 100% narzędzi, na których opiera się działalność Tigers, Huqiao 琥桥 i Automation House.
Firmy, które prowadzę, znane są z dobrego poukładania i szybkiego wzrostu. Dzielę się tą wiedzą podczas konsultacji biznesowych oraz wyjazdów dla przedsiębiorców, takich jak ostatni Founders Camp w Chorwacji.
Pokazywane przeze mnie dashboardy, rutyny i mindset stanowią dla wielu przedsiębiorców benchmark. Pewnie może Was zainteresować co podkusiło mnie, by wstrząsnąć starannie budowanym przez lata systemem w poniższy sposób...
Drogie, wolne i brzydkie systemy ERP
Na początku roku byłem jeszcze jako CEO Tigers w dość typowym stadium rozwoju firmy.
Biznes stawał się coraz bardziej skomplikowany, a my gromadziliśmy coraz więcej danych. Starannie budowane przez lata systemy oparte na wiązaniu Exceli przez PowerApps przestały być wydajne.
Naturalnym kierunkiem wydawał się wybór systemu ERP z szeregiem modułów, które można by było dokładać jeden po drugim i integrować ze sobą.
Niestety, rynek systemów ERP okazał się być zginiły. Ogromne koszty wdrożenia oraz późniejszych zmian, słabe tempo wdrożeń, a także brak zrozumienia potrzeb biznesowych klientów, uderzały mnie raz za razem przez 3 lata "obwąchiwania" się z tymi systemami.
Zaliczyłem kilka prezentacji systemów, gdzie pokazywano mi silosowo możliwości poszczególnych modułów. Niewiele o tym, co interesowało mnie najbardziej, czyli integracji pomiędzy modułami czy kreatywnych możliwościach ich łączenia... Powiem brutalnie - sposób sprzedaży i design tych systemów bardziej przypominają wczesne telezakupy Mango, niż nowoczesny consulting biznesowy.
Już w lutym zrozumiałem, że żadnego systemu ERP w tym roku nie zrobimy, a ja muszę wymyślić jak zaadresować wyzwania tworzonego przeze mnie holdingu w inny sposób.
Nie Excel, nie ERP,więc co?
W marcu uruchomiliśmy Automation House, w którym nasi eksperci od automatyzacji jak Adam Duda, Lipowczan Paweł, Julia Czarniak, Mikołaj Brunka czy Jakub Żelazny od początku zwracali mi uwagę na ułomności narzędzi, na których pracowaliśmy.
Z początku ich perspektywa była dla mnie dziwna. Słuchając ich spostrzeżeń, równolegle konsultowałem się z ekspertami od tematów Business Intelligence i ERP, miłośników środowisk Microsoft i Google, czy moimi wspólnikami Grzegorz Róg i Adam Gospodarczyk 🦾.
Dziś mógłbym napisać artykuł porównujący CRM-y, CMS-y, task management toole, programy pocztowe, menedżery haseł... ale podzielę się esencją.
Narzędziownik nowoczesnej firmy powinien opierać się na programach o czterech cechach:
- Świetne API, które pozwoli mu wymienić dane z dowolnym innym ekosystemem.
- Praktyczny UX, który daje ludziom komfort pracy.
- Piękny design, który daje poczucie pracy w firmie przyszłości.
- Dużą plastyczność, by nie-programiści mogli mieć fun z lepienia go na własne potrzeby.
W jaki sposób masz myśleć kreatywnie lub być produktywnym, jeśli pracujesz w zamkniętym ekosystemie z dennym UX, designem z poprzedniej epoki i mało podatnym na zmiany?
Świat no-code: tani, szybki i piękny
Z początku może nie być jasne, jak szereg mniejszych aplikacji może zastąpić narzedzie "all-in one" dla klientów enterprise. Może to się wydawać wręcz uwstecznieniem.
W świecie bez automatyzacji no-code, rzeczywiście potrzebowalibyśmy rozwiązania RPA (Robotic Process Automation) lub kobylastego rozwiązania ERP. Przedsiębiorstwo płaci setki tysięcy złotych za wdrożenie systemu, które angażuje kluczowe osoby w firmie na długie miesiące. Ryzyko biznesowe nieudanego wdrożenia jest ogromne, a system wchodzi w życie już z długiem technologicznym. Jeśli chcemy, by nadążał za rozwojem firmy, musimy przygotować się na ogromne koszty, a decyzja o wyborze systemu uzależnia nas od niego na lata.
Dla kontrastu, w świecie automatyzacji no-code, którym zajmuje się Automation House, wykorzystujemy API aplikacji, na których już pracujemy w firmie i komunikujemy je ze sobą, eliminując powtarzalną pracę.
Z perspektywy zespołu automatyzacje to mniej powtarzalnej pracy zgodnie z misjąAutomation House: "Tworzymy roboty, by ludzie nie musieli być robotami"
"Rozmawiać" ze sobą mogą praktycznie dowolne narzędzia. Ale kiedy zrozumiałem potencjał hiperzautomatyzowanej firmy w obliczu nadchodzącej katastrofy demograficznej na rynku pracy, stwierdziłem, że wybiorę tę, która umożliwia najszybszą i najpełniejszą automatyzację.
Wszystkie aplikacje przedstawione przeze mnie powyżej komunikują się ze sobą łatwiej i swobodniej, niż swoje poprzedniczki. Dzięki temu w ramach każdego cotygodniowego sprintu, usprawniamy kolejny obszar w firmie, przygotowując ją na najgorsze... lub najlepsze.
Narzędziownik jako nieuświadomiony benefit
Dziś efektywność kojarzy się wielu osobom źle. Szkoda, bo to najpewniejsza droga do balansu w życiu, poczucia sprawczości i godnych zarobków.
Rozumiejąc to, równolegle do samego automatyzowania, konsekwentnie edukuję w firmie z najlepszych praktyk pracy na narzędziach oraz zespołowej.
Jednego dnia Paweł Wasilewski wprowadza zasady skrócenia domyślnego czasu spotkań. Innego przedstawiam zalety wyłączenia większości, a nawet wszystkich powiadomień. Spontanicznie wspominam, jak długie spotkanie mogłoby być 5-minitowym nagraniem Loom. Na swoich Instagram Stories wspominam, z jakich technik terapii CBT korzystam, żeby odtruć swoje myśli w cięższych momentach.
Na szczęście dla większości firm, ból pracy na przestarzałych narzędziach jest często nieuświadomiony. Pomaga w tym fakt, że LinkedIn prześciga się w pisaniu o kolejnych coraz bardziej debilnych benefitach, więc ewidentne braki w miejscu pracy uczymy się rozwiązywać masażykiem, albo jogą.
Jeszcze wiele tygodni dzieli nas od stworzenia i nauczenia ludzi optymalnego workflow, który mam w głowie. Ale wiem, że na końcu tej drogi czeka nas poziom synchronizacji i lekkości, który będzie mega wyróżnikiem na rynku pracy.
Nie będę ukrywać - chcę to zrobić tak dobrze, by praca w innym miejscu była katorgą dla ludzi ceniących efektywność :)
Automatyzacja: odpowiedź na trudne czasy
Chcę, żeby to wybrzmiało: widzę w automatyzacji taką dźwignię, że przeniosłem blisko 100 osób na kompletnie nowy zestaw narzędzi, poświęcając na to 3 miesiące życia i ponosząc duże koszty alternatywne. Dlaczego?
W małej firmie automatyzacją odciążymy foundera. Ale zatrudniając blisko 100 osób, każda wdrożona automatyzacja generuje nam w skali roku oszczędności na dziesiątki tysięcy złotych. Efektem ubocznym jest nieodwracalne uporządkowanie zautomatyzowanego obszaru.
Zdolność do generowania wzrostów udowadnialiśmy w Tigers od wielu lat. W ostatnich dwóch, za sprawą leadershipu Karolina Kawska, możemy mówić o najwyższych na rynku notach klienckich (ponad 4,6 na 5 z 70% responsywności ankiet satysfakcji... uzyskanej dzięki automatyzacji).
Dzisiaj tym wygrywamy, ale rynek nasyca się i wiem, że to za mało żeby wygrywać za rok czy dwa. Podobnie może być w Twojej dziedzinie. Odpowiedz sobie bowiem na trzy pytania:
- Czy Twoja firma ma REALNĄ odpowiedź na niż demograficzny i kryzys zaangażowania?A może toniesz w "czerwonym oceanie" wyścigu na kolejne benefity, które kosztują coraz więcej,a nie przynoszą rezultatów?
- Czy Twoja firma ma REALNĄ odpowiedź na inflację, czy zawsze drży Ci ręka, kiedy masz podnieśćklientom ceny i zastanawiasz się, czy to jest moment, kiedy pękną?
- Czy Twoja firma ma REALNĄ odpowiedź na to, że za 3-5 lat będzie musiała stać się firmą technologiczną,jak każda inna firma na świecie? A co za tym idzie, ustawić się w kolejce do współpracy z będącymiw niedoborze programistami?
Zaryzykuję tezę, że firmy, które dziś się intensywnie automatyzują, oprócz oczywistych quick wins, będą czempionami rynku w 2023 i 2024 roku szczególnie w obecnych realiach demograficznych i ekonomicznych.
Automatyzować, czyli w sumie co?
Zamiast rozpisywać się na poziomie koncepcyjnym, oto szczęśliwe siedem automatyzacji, które możesz wdrożyć w całej organizacji bez uczenia się jednego nowego narzędzia:
- Dashboardy biznesowe, marketingowe, sprzedażowe, HR-owe... you name it. Z istniejących narzędziwyciągamy dane, które zrzucają się automatycznie i w czasie rzeczywistym do dashboardu w wybranymprzez Ciebie narzędziu: PowerBI, BigQuery, Google Data Studio, czy Excel.
- Zautomatyzowany pierwszy kontakt z osobą rekrutowaną, a także umawianie spotkań bez kontaktubezpośredniego na podstawie narzędzi takich jak Zencal czy Calendly. Ewentualnie po dwóch próbachumówienia spotkania przez maila bez udziału człowieka, task dla rekrutera z kompletem danychw dowolnym narzędziu do zarządzania zadaniami, by zadzwonić do wskazanej osoby.
- Tworzenie szeregu bannerów Google Ads jednym kliknięciem z wgranego obrazka i nagłówka.Automatyczne uruchomienie prostszych kampanii.
- Publikacje w wielu kanałach Social Media z kreatora postów, np. w Notion. Wraz z tym, automatyczne uruchomienie prostej kampanii zasięgowej.
- Generowanie umów z klientami lub pracownikami. Jednocześnie automatyczny kontakt z nimii przypominanie o podpisie, a w po jego uzyskaniu, uruchomienie procedury onboardingowej(np. rozdzielenie zadań, utworzenie kont).
- Elektroniczny obieg dokumentów. Wgranie faktury do wystawionego formularza, by automatycznie jąOCR-ować, wgrać do systemu księgowego i zapisać kopię w folderze, nadając jej wystandaryzowaną nazwę.
- Automatyczne generowanie i wysyłka zindywidualizowanych certyfikatów poszkoleniowych wrazz ankietą satysfakcji, która zgrywa się do pulpitu menedżerskiego i sama przypomina o jej wypełnieniuosobom, które tego nie zrobiły.
Dodatkowa zabawa zaczyna się, kiedy zaczynasz łączyć te automatyzacje między sobą, ujednolicając procesy, zbieranie danych w jednym standardzie i zaczynasz widzieć ich przepływ w czasie rzeczywistym...
...i nagle zamykasz miesiąc w kilkunastomilionowej firmie 2. dnia miesiąca :)
Ile zautomatyzujesz w... tydzień?
Kiedyś nie polecałem usług moich firm, dając wartość w treściach, które tworzę i czekając, aż klienci domyślą się, że mogą coś ode mnie kupić.
Dziś wierzę w naszych Automation Heroes tak bardzo, że mówię wprost - automatyzuj swój biznes, albo w ciągu najbliższych trzech lat zaharujesz się, walcząc z niżem demograficznym i korzystającą z technologii konkurencją.
Wiem z autopsji, jak ciężko jest wytłumaczyć działanie automatyzacji. Sam potrzebowałem chwili, żeby porzucić dawne schematy myślenia.
Dlatego wdrożyłem za radą wspólników w Automation House prosty schemat, dzięki któremu bez żadnej wiedzy i w małym budżecie, możecie mieć swoją pierwszą automatyzację już za tydzień:
- Przychodzisz bez przygotowania na bezpłatny discovery call, który umówimy w 24h od Twojego kontaktu tutaj.
- Podczas rozmowy zidentyfikujemy Twój naprostszy quick win i w ciągu tygodnia przygotujemypierwszy scenariusz dla Twojego działu czy firmy w cenie do 6000 pln netto.
- Nasza współpraca może się tutaj skończyć bez żadnych zobowiązań.Tak jak zresztą po każdym kolejnym sprincie.
